Über E-Mail können nicht nur Texte, sondern im Anhang (Attachment) auch beliebige Dateien wie Programme, Grafiken, Video- oder Sounddateien verschickt werden. Eine E-Mail kann innerhalb weniger Sekunden und überall auf der Welt gesendet, abgerufen oder verwaltet werden. Diese Geschwindigkeit der Datenübertragung macht das Mailen gegenüber dem herkömmlichen Postweg attraktiver und kostengünstiger. E-Mail Nutzer bezeichnen deswegen die Papierpost gerne als Snail Mail, als Schneckenpost.

	Abbildung 1: Computerbildschirm mit Mailfenster

mustermann@zeix.net.

Links vom @ steht der Name des Benutzers, rechts davon der Name des Anbieters, in diesem Beispiel also zeix.net

Um E-Mails empfangen oder senden zu können, benötigt man ein spezielles E-Mail Programm, den sogenannter E-Mail- Client. E-Mail-Clients können fester Bestandteil des Browsers sein, aber auch separate Programme. Zu den beliebtesten Programmen gehören Eudora (www.eudora.com), Outlook / Outlook Express (www.microsoft.com/switzerland/, Pegasus (www.pmail.com), AK-Mail (www.akmail.com/) und The Bat! (www.ritlabs.com/de/the_bat).

Viele Internet-Anbieter (z.B. gmx.net oder web.de) ermöglichen die Verwaltung von E-Mails direkt über ihre Website (sogenannte Web-Clients). Das hat den grossen Vorteil, dass E-Mails von jedem Internet-Zugang oder in jedem Internet-Cafe, z.B. im Urlaub, gesendet und empfangen werden können.

Eine E-Mail besteht aus diversen Kopfzeilen (dem Header) und dem eigentlichen Text der Nachricht (dem Body). Die Kopfzeile beinhaltet den Absender und die Empfängeradresse(n), eine Betreffzeile und weitere technische Angaben. Beim Versand von Mails an mehrere Adressaten gibt es die Möglichkeit, einen für den Hauptadressaten nicht sichtbaren Durchschlag an weitere Empfänger mittels BCC (steht für Blind Carbon Copy, "blinde Kopie") zu schicken.

Seit einigen Jahren gibt es die Möglichkeit, die ästhetisch eher schlichten E-Mails durch HTML-Befehle bunter und auffälliger zu formatieren, die sogenannte HTML-Mail. Leider ist HTML-Mail sicherheitstechnisch nicht ganz unbedenklich und führt ausserdem bei einigen Benutzern und in einigen Zusammenhängen (z.B. Mailinglisten) zu Problemen.

Ausführliche Tipps zur E-Mail-Netiquette finden sich in den unten angegebenen Links. Kurz zusammengefasst lässt sich sagen:

• Verwenden Sie sinnvolle Betreffzeilen
• Lesen und beantworten Sie Ihre E-Mail regelmässig
• Verschicken Sie nicht ungebeten Anhänge, die grösser als höchstens 50 KByte sind.
• Verschwenden Sie nicht die Zeit des Empfängers: Schicken Sie niemandem Kettenbriefe, Witze oder Viruswarnungen, wenn Sie nicht ganz genau wissen, dass der Empfänger sie auch bekommen will.
• Drücken Sie sich so klar wie möglich aus. Humor und Ironie sind in der schriftlichen Kommunikation oft auch von geübten Lesern nicht leicht zu erfassen, so dass es zu Missverständnissen kommt. Machen Sie im Zweifelsfall (sparsamen) Gebrauch von Emoticons wie ":-)" (Lächeln, Scherz) oder ";-)" (Witz, Ironie).
• Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Empfänger das gleiche Betriebssystem und die gleiche Software verwenden wie Sie selbst. Verschicken Sie Dateien nach Möglichkeit in verbreiteten Dateiformaten, die auf allen Systemen geöffnet werden können (also etwa .txt oder .pdf anstelle von Word-Dokumenten).

Und noch einige praktische Ratschläge:

• Denken Sie in langen Zeiträumen: Vermutlich werden Sie Ihre gesammelten Mails - ob aus beruflichen oder aus privaten Gründen - auch in ein paar Jahren noch lesen wollen. Verwenden Sie einen Mail-Client, mit dem Sie leicht Archive anlegen können, legen Sie diese Archive an und geben Sie ihnen nachvollziehbare Dateinamen. Achten Sie darauf, dass der Mail-Client diese Archive nicht nur in einem Format anlegt, das ausschliesslich von diesem Client selbst wieder verarbeitet werden kann - Sie binden sich sonst unwiderruflich an dieses Programm. Und wer weiss, ob ein bestimmtes Programm in fünf Jahren noch existiert ...
• Verwenden Sie einen Mail-Client, mit dem Sie Mails automatisch in verschiedene Ordner einsortieren lassen können: einen Ordner für alle Mails einer bestimmten Person oder einen Ordner für alle Mails aus einer Mailingliste. So können Sie auf einen Blick erfassen, in welchen Zusammenhang eine bestimmte Mail gehört. Insbesondere, wenn Sie auf Mailinglisten mitlesen, wird diese Funktion schnell unentbehrlich.
• Wenn Sie heikle Daten verschicken - ob das nun geheime Firmendaten sind oder Lästereien über Ihren Boss - seien Sie vorsichtig. Zum einen kann unverschlüsselte E-Mail theoretisch von jeder Station auf dem Weg gelesen werden (und in Firmen geschieht das auch teilweise), zum anderen hat fast jeder regelmässige E-Mail-Nutzer schon einmal eine solche Mail versehentlich ausgerechnet an gerade die Person verschickt, die sie am wenigsten anging. Darüber hinaus können schriftliche Informationen oft die merkwürdigsten Wege gehen und dann gegen Sie verwendet werden, wenn Sie es am wenigsten erwarten. Denken Sie darüber nach, ob Sie die Informationen nicht doch lieber auf einem anderen Weg übermitteln wollen.

Wie heisst es richtig: "das E-Mail" oder "die E-Mail"?
In Deutschland hat sich "die E-Mail" durchgesetzt, in Österreich und in der Schweiz sind beide Formen gebräuchlich.

Wie kann ich meine Mails vor dem Zugriff Unbefugter schützen?
Es besteht die Möglichkeit, Mails komplett zu verschlüsseln. Ein sehr bekanntes und auch oft eingesetztes Verfahren ist PGP (Pretty Good Privacy).